ในยุคดิจิทัลที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกมากมาย การเก็บเอกสารด้วยวิธีการดิจิทัลบนคอมพิวเตอร์หรือบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์กำลังได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การใช้ แฟ้มกระดาษเก็บเอกสาร ก็ยังคงมีข้อดีหลายประการที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะหากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงาน ความน่าเชื่อถือ และความปลอดภัยของการเก็บข้อมูล ทำให้ แฟ้มเอกสาร มีข้อดีกว่าการเก็บข้อมูลด้วยระบบ Digital ดังนี้
ข้อดีของการใช้ แฟ้มเก็บเอกสาร แทนการเก็บข้อมูลด้วยระบบ Digital
- การเข้าถึงข้อมูลได้ทันที
การใช้แฟ้มกระดาษ ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้มากกว่าการใช้ระบบดิจิทัล ช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมของเอกสารได้ในคราวเดียว ทำให้เข้าใจได้ง่ายและสามารถนำไปเสนองาน หรือพร้อมนำมาใช้งานได้ตลอดเวลา - การจัดเรียงที่เป็นระบบและเข้าใจง่าย
เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารด้วยแฟ้มกระดาษอย่างเป็นระบบ การจัดเรียงและค้นหาเอกสารจะทำได้อย่างรวดเร็วและเข้าใจง่าย เพียงมองรหัสหรือหมวดหมู่ของแฟ้ม คุณก็สามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ต้องพึ่งพาระบบค้นหาออนไลน์หรือการคีย์คำค้นซับซ้อน - ลดความเสี่ยงจากการถูกโจรกรรมข้อมูล
เมื่อเปรียบเทียบกับระบบดิจิทัลที่มีความเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล หรือการถูกแฮ็กข้อมูลได้ แฟ้มกระดาษเก็บเอกสารจะมีความปลอดภัยมากกว่า เนื่องจากข้อมูลอยู่ในรูปแบบกระดาษ จึงยากต่อการเข้าถึงหากไม่ใช่ผู้เกี่ยวข้องกับองค์กร - สร้างความมั่นใจและความน่าเชื่อถือ
แฟ้มใส่เอกสาร พิมพ์ลาย สามารถออกแบบได้ตามต้องการ ให้ความรู้สึกมั่นใจและความน่าเชื่อถือในการทำธุรกิจมากกว่าข้อมูลดิจิทัลได้โดยตรง - ประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าการเช้าพื้นที่ในระบบดิจิทัล
การใช้แฟ้มกระดาษเก็บเอกสาร นอกจากจะไม่มีค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ดิจิทัลแล้ว ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ออนไลน์ จึงเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีงบประมาณจำกัด
แม้ว่าระบบดิจิทัลจะมีข้อได้เปรียบหลายประการ แต่การใช้แฟ้มกระดาษในการเก็บเอกสารก็ยังคงมีคุณประโยชน์และข้อดีอยู่มากมาย องค์กรต่างๆ สามารถพิจารณาประยุกต์ใช้ทั้งสองวิธีการร่วมกันให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงาน เพื่อให้ได้ความสะดวกปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารได้ดีดีที่สุด
สนใจติดต่อพิมพ์ แฟ้มใส่เอกสาร แฟ้มกระดาษพิมพ์ลาย
คลิ๊ก >> Tumtook.com/Addline
Add Line : @Tumtook
